Carnet de suivi des véhicules de société : le modèle de contrôle périodique
Le carnet qui suit l'état de chaque véhicule de l'entreprise, contrôle après contrôle : niveaux, pneumatiques, éclairage, visibilité, équipements, carrosserie. Chaque anomalie y est datée et suivie jusqu'à sa résolution, et chaque contrôle se termine par la signature de l'employeur : « J'autorise le véhicule à circuler ».
La démarche de prévention
Prévenir le risque routier, c'est aussi agir sur le véhicule. Dans la démarche globale de prévention, le Document Unique relève les situations à risque — véhicule non entretenu, révision oubliée — et les actions qui les traitent. Comme pour tout matériel mis à disposition des salariés, l'employeur doit pouvoir montrer que ses véhicules sont en état de circuler en sécurité : le carnet de suivi en apporte la preuve, contrôle après contrôle.
Qui est concerné
- Toute entreprise qui met un véhicule de société à disposition de ses salariés : voiture, fourgon, utilitaire, camion
- Les flottes partagées, où plusieurs conducteurs se succèdent sur le même véhicule
- Les véhicules en location longue durée : le loueur entretient, mais les contrôles du quotidien restent à faire
Ce que contient le document
- L'identification du véhicule : immatriculation, marque, modèle, hauteur, largeur, PTAC, PTRA, charge autorisée, permis requis, pressions de gonflage
- Un contrôle toutes les 15 missions ou tous les 1 000 kilomètres, ou après signalement
- Les niveaux : huile, liquide de refroidissement, lave-glace, liquide de frein, batterie
- La visibilité : vitres, balais d'essuie-glace, rétroviseurs, plaque d'immatriculation
- Les pneumatiques : pression avant et arrière, usure
- L'éclairage : feux de position, de croisement, de route, de détresse, clignotants, stop, recul
- Les équipements : gilet haute visibilité, sangles, ampoules, trousse de secours
- L'état de la carrosserie, face par face
- Pour chaque élément : conforme ou non, en vert ou en rouge ; pour chaque anomalie : date de constatation, commentaire, date de résolution
- Le contrôleur, le kilométrage et des compteurs : points vérifiés, non conformes, problèmes non résolus
- La signature de l'employeur : « J'autorise le véhicule à circuler »
Comment le remplir
Remplissez une fois pour toutes la fiche d'identification : la hauteur et le PTAC évitent bien des mauvaises surprises sous un pont ou au chargement. Ensuite, à chaque échéance, faites une copie de la fiche et indiquez pour chaque élément s'il est conforme. Une anomalie reste en rouge tant que sa date de résolution n'est pas inscrite. Le contrôle s'achève par votre signature : c'est vous qui autorisez le véhicule à reprendre la route.
Ce que regarde l'inspection du travail
- Les véhicules sont-ils entretenus aux périodes prévues, contrôle technique compris ?
- Les anomalies signalées ont-elles été réparées, et à quelle date ?
- Chaque véhicule dispose-t-il de ses équipements de sécurité : gilet, trousse de secours ?
- Le suivi permet-il de savoir qui a autorisé le véhicule à circuler ?
Les erreurs les plus fréquentes
- Confondre suivi et passage au garage : la révision annuelle ne dit rien de la pression des pneus le mois suivant.
- Noter une anomalie sans jamais inscrire sa date de résolution : le carnet prouve alors que vous saviez, pas que vous avez agi.
- Oublier les équipements : une trousse de secours vide ou un gilet absent ne se remarque qu'au moment où on en a besoin.
- Ignorer la charge autorisée : un utilitaire surchargé freine moins bien et use ses pneus plus vite.
Où ce document s'inscrit
Ce support ne remplace pas votre Document Unique : il matérialise l'une des actions de prévention que celui-ci a identifiées. L'évaluation dit ce qu'il faut faire ; ce document le fait.
Il appartient à la famille Risque routier et déplacements professionnels, qui regroupe quatre documents. Si vous n'avez pas encore de Document Unique, commencez par là — c'est lui qui vous dira lesquels vous concernent.