Passeport de Prévention : l'outil Excel pour suivre, risque par risque, les formations à déclarer
Le classeur qui reprend, dans l'ordre de votre Document Unique, chaque famille de risque et la formation en santé et sécurité qui s'y rattache, avec sa catégorie. Vous passez chaque ligne de « Non concerné actuellement » à « À faire », puis à « Traité » : la date limite de déclaration se calcule, et un tableau de bord suit l'avancement.
Ce que dit la loi
Depuis l'ouverture de l'espace employeur, le 16 mars 2026, l'employeur déclare au Passeport de Prévention les formations qu'il dispense lui-même et vérifie celles que déclarent les organismes de formation. Le délai de déclaration court à compter de la fin du trimestre de la formation : 9 mois pendant la période transitoire, prolongée jusqu'au 31 décembre 2026 par le décret du 12 juin 2026, puis 6 mois. Le support calcule ces échéances pour vous.
Qui est concerné
- Les entreprises qui veulent tenir à jour les formations de leurs salariés en santé et sécurité
- Le référent SST, les ressources humaines ou le dirigeant qui pilotent les déclarations
- Les entreprises qui déclarent en nombre, grâce à l'onglet de préparation de l'import
- Les entreprises dotées d'un Document Unique, dont le suivi reprend les familles de risque dans l'ordre
Ce que contient le document
- Les familles de risque du Document Unique, regroupées par rubrique, avec la formation associée et sa catégorie, de 1 à 4
- Pour chaque ligne : statut, date de réalisation, fin de trimestre de référence, date limite de déclaration, salariés concernés, commentaire, organisme ou personne qui a dispensé la formation
- Les liens vers le site officiel de déclaration et vers le simulateur d'éligibilité
- Un tableau de bord de l'avancement
- Un onglet de préparation du fichier d'import en masse, calé sur le format officiel
- Inclus : Notice explicative du Passeport de Prévention — ce qu'est le Passeport de Prévention et à quoi il sert; le calendrier officiel de déploiement, du 1er septembre 2025 au 1er janvier 2027; les obligations concrètes de l'employeur : déclarer les formations internes, vérifier celles des organismes de formation
Comment le remplir
Complétez les cellules bleues avec les données de votre entreprise. Par défaut, chaque ligne est « Non concerné actuellement » : passez-la en « À faire » dès qu'une formation devient pertinente, renseignez la date de réalisation et les salariés concernés, puis en « Traité » une fois la déclaration faite. Pour déclarer plusieurs stagiaires d'un coup, préparez le fichier dans l'onglet d'import, en vérifiant l'ordre des colonnes sur la trame officielle.
Ce que regarde l'inspection du travail
- Les formations des salariés en santé et sécurité sont-elles recensées ?
- Les déclarations sont-elles faites dans les délais ?
- L'entreprise peut-elle justifier du suivi de ses formations, poste par poste ?
- Les formations obligatoires sont-elles renouvelées à temps ?
Les erreurs les plus fréquentes
- Passer toutes les lignes en « À faire » : seules les formations réellement suivies et éligibles se déclarent.
- Oublier la fin de trimestre : c'est elle qui fait courir le délai de déclaration.
- Importer un fichier dont les colonnes ne suivent pas la trame officielle : il est rejeté en bloc.
- Ne pas noter qui a dispensé la formation : l'employeur déclare ses formations internes, l'organisme de formation les siennes.
Où ce document s'inscrit
Ce support ne remplace pas votre Document Unique : il matérialise l'une des actions de prévention que celui-ci a identifiées. L'évaluation dit ce qu'il faut faire ; ce document le fait.
Il appartient à la famille Passeport prévention, dont il est le seul document. Si vous n'avez pas encore de Document Unique, commencez par là — c'est lui qui vous dira lesquels vous concernent.